Datenschutz im Personalbüro

Widerspruchsrecht und Vertragsende

Widerspruchsrecht der Mitarbeiter

Sofern im Geschäftsverkehr Mitarbeiterdaten öffentlich werden, die für die betrieblichen Abläufe nicht unbedingt erforderlich sind, haben die betroffenen Personen ein Widerspruchsrecht. Die neuen Datenschutzregelungen knüpfen an dieser Stelle an die frühere Rechtslage an. So kann sicher eine telefonische Durchwahl und die persönliche betriebliche E-Mail-Adresse eines Sachbearbeiters oder Kundenbetreuers auf der betrieblichen Website oder dem Briefpapier veröffentlicht werden, hingegen bedarf die Veröffentlichung eines Fotos oder beruflicher Erfahrungen ohne Einschränkung der vorherigen Zustimmung. Liegt diese nicht vor, können die Betroffenen der Veröffentlichung dieser Daten widersprechen.

Sofern ein Mitarbeiter der Veröffentlichung seines Bildes im betrieblichen Internetauftritt nicht zustimmt, dürfen deshalb keine arbeitsrechtlichen Schritte, wie z. B. eine Abmahnung, eingeleitet werden.

Datenschutz nach Vertragsende

Endet das Arbeitsverhältnis, egal aus welchem Grunde, sind alle Mitarbeiterdaten, die nicht mehr benötigt werden, zu löschen. Die übrigen Daten dürfen so lange gespeichert werden, wie es aus gesetzlichen Gründen oder zur Erreichung eines bestimmten Zwecks erforderlich ist. So sind Aufbewahrungsfristen für Finanzamt, Sozialkassen oder Betriebsprüfungen nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren, ohne dass der Betroffene widersprechen kann.

Hat der Mitarbeiter bei seinem Ausscheiden noch kein Zeugnis verlangt, dürfen die zum Zweck der Erstellung eines Zeugnisses erforderlichen Daten so lange aufbewahrt werden, wie ein Zeugnisanspruch besteht, also bis zu einem Jahr, sofern nicht ausdrücklich eine vorherige Datenlöschung verlangt wurde.

Einzelfallabhängig ist die Löschung des E-Mail-Accounts nach dem Vertragsende. War die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts gestattet, muss vor einer Löschung geklärt werden, ob der Beschäftigte noch Interesse am Datenbestand hat. Bei einer reinen betrieblichen Nutzung kann und sollte das E-Mail- Konto dagegen sofort gelöscht werden.