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AU-Bescheinigung jetzt verpflichtend digital
Auswirkungen auf das Arbeitgeberverfahren
Die AU-Bescheinigung ist bekanntlich auch Basis der Entgeltfortzahlung und muss den Arbeitgebern bei einer krankheitsbedingten Abwesenheit aktuell noch durch die Mitarbeiter vorgelegt werden. Dies sollte sich ebenfalls bereits zum 1. Januar 2022 geändert haben, jedoch war aufgrund der wiederholten Verzögerungen im eAU-Verfahren zwischen den Ärzten und Krankenkassen auch hier eine Verlegung des Verfahrensstarts erforderlich.
Nach dem Willen des Gesetzgebers ist die eAU nunmehr auch von den Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2023 obligatorisch einzusetzen. Ab diesem Zeitpunkt entfällt die bisher im Entgeltfortzahlungsgesetz vorgesehene Vorlagepflicht gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer. Sie wird durch die auf Anfrage des Arbeitgebers verpflichtende Übermittlung dieser Arbeitsunfähigkeitszeiten durch die Krankenkassen ersetzt.
Die Umsetzung der eAU wirft daher auch hier ihre Schatten voraus und hält die eine oder andere Hausaufgabe für Arbeitgeber parat. So muss zukünftig aus der Mitteilung des Mitarbeiters über die Abwesenheit abgeleitet werden, ob und wann ein Abruf bei der Krankenkasse im eAU-Verfahren erfolgen kann bzw. darf. Zusätzlich müssen nicht selten Schnittstellen angepasst und die Kommunikation z. B. mit Steuerberatern optimiert werden, weil die eingehenden Informationen letztendlich in dem für den Datenabruf verwendeten Programm vorliegen müssen.
Verbleibende Pilotierungsphase nutzen
Weil der gesetzlich vorgesehene aktive Abruf durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse vielfältige organisatorische Auswirkungen für die Arbeitgeber hat, besteht bereits seit Januar 2022 die Möglichkeit, das Verfahren zu testen. Die Entscheidung ist für die Arbeitgeber optional, während die Hersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen grundsätzlich bereits seit Anfang des Jahres zur Umsetzung verpflichtet sind.
Auch hier hat sich bereits gezeigt, dass das Verfahren technisch funktioniert. Wurden im Januar 2022 noch ca. 80.000 Datensätze von den Arbeitgebern abgerufen, waren es im Oktober bereits fast 500.000 Datensätze. Da im Rahmen der Pilotierung oft nur für einzelne Bereiche eines Unternehmens Daten angefragt werden, um die Funktionalität zu testen, sind diese Werte zwar nicht repräsentativ für die Anzahl der teilnehmenden Arbeitgeber, jedoch scheint bei aktuell 2,7 Mio. von den Ärzten an die Krankenkassen übermittelten eAU pro Woche noch erheblich Potenzial zu bestehen. So wird an dieser Stelle noch einmal dringend auf die Möglichkeit zur Nutzung der Pilotierungsphase hingewiesen. Denn wer jetzt testet, erlebt ab Januar 2023 kein böses Erwachen.
Praxistipp
Bei all den organisatorischen Planungen und Umstellungen in den Unternehmen sollte nicht vergessen werden, auch die Mitarbeiter zu informieren. Das seit Jahrzehnten gelebte Verfahren zur Krankmeldung ändert sich und sollte nicht zu Irritationen führen. Daher empfiehlt sich eine zeitnahe Mitarbeiterinformation, in der das neue Verfahren und die zukünftig im Prozess des Arbeitgebers vorgesehenen Erwartungen dargestellt werden. Denn auch in Bezug auf die eAU gilt: je besser die Informationen, desto weniger Nacharbeit für die Personalabteilung.