Die Personalakte ist nicht identisch mit den Entgeltunterlagen im Sinne der Sozialversicherung gem. § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV), auch wenn es in der Praxis zu Überschneidungen kommt. Nach dem Siebten SGB IV-Änderungsgesetz sind Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2022 grundsätzlich nur noch in elektronischer Form zu führen. Bis zum 31. Dezember 2026 können sich Arbeitgeber allerdings von dieser Verpflichtung auf Antrag bei dem jeweils zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.

Außerdem ist zur Vermeidung von Medienbrüchen festgelegt worden, dass die Belege, Nachweise oder Bescheide zukünftig sowohl von den Arbeitnehmern als auch von den verantwortlichen Stellen in geeigneter elektronischer Form zu übermitteln sind (z. B. elektronische Mitgliedsbestätigungen der Krankenkassen). Soweit es sich um intern von den Arbeitgebern selbst zu erstellende Nachweise handelt, soll die Übergangsregelung ihnen laut Gesetzesbegründung ausreichend Zeit verschaffen, um diese Prozesse und Vorlagen ebenfalls anzupassen. Dadurch soll den Arbeitgebern ermöglicht werden, der Verpflichtung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen für alle Vorfälle nach dem Inkrafttreten der Regelung nachkommen zu können.