Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Datenschutz und Beweisführung mit digitalen Dokumenten

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Immer dann, wenn die Voraussetzungen für die Datenspeicherung nicht mehr gegeben sind, sind die Daten zu löschen bzw. Dokumente datenschutzkonform zu vernichten.

Eine spezielle Regelung für den Umgang mit Arbeitnehmerdaten enthält § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Demnach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.

Beweisführung mit digitalen Dokumenten

Für Arbeitgeber stellt sich außerdem die Frage, ob bestimmte Personaldokumente auch nach Einführung der digitalen Personalakte als Originaldokumente in Papier aufbewahrt werden müssen. Früher verlangten die Arbeitsgerichte bei bestimmten Personalunterlagen das Originaldokument (den sog. Urkundsbeweis). Inzwischen ist jedoch auch die Beweisführung mit gescannten Dokumenten möglich, sofern die Standards der technischen Richtlinie BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllt sind.